Intranet aziendale:
cosa è e perché averne una

In un mondo sempre più connesso, è essenziale e indispensabile comunicare efficacemente e condividere informazioni all’interno di un’organizzazione.

È qui che le intranet giocano un ruolo chiave.

Parliamo di reti private, che, all’interno di una organizzazione, consentono di migliorare la collaborazione, centralizzare le risorse e ottimizzare i flussi di lavoro.

Cerchiamo dunque di capire cos’è una intranet aziendale, come funziona e i principali vantaggi che offre alle imprese, migliorando l’interazione tra i dipendenti.

Che cos’è l’intranet

In sintesi estrema, una intranet aziendale è una rete privata utilizzata all’interno di un’azienda per facilitare la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di informazioni tra i dipendenti e i collaboratori di fiducia.

Si tratta di una piattaforma di comunicazione interna progettata per essere sicura, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati e alle risorse condivise.

Proprio per questo, l’implementazione di una intranet permette alle aziende di organizzare e adottare in modo efficiente policy, linee guida e procedure operative standard, creando un punto di riferimento per tutti i dipendenti.

Non solo.

Uno degli aspetti fondamentali è che diventa uno strumento chiave per migliorare la comunicazione interna, favorendo un dialogo fluido tra i diversi team funzionali.

Uno strumento, dunque, che contribuisce ad allineare meglio dipendenti e collaboratori agli obiettivi aziendali e a promuovendo una collaborazione più stretta tra i vari dipartimenti.

C’è un ulteriore aspetto che vale la pensa prendere in considerazione: le intranet offrono anche funzionalità social, come la possibilità per i dipendenti di creare profili, condividere post, e interagire con i contenuti, favorendo così un senso di comunità e appartenenza all’interno dell’organizzazione.

In sostanza, potremmo definire le intranet come una sorta di “quartier generale digitale” di un’azienda, un punto di riferimento fondamentale attraverso il quale i dipendenti possono accedere rapidamente alle informazioni necessarie, mantenersi aggiornati sulle novità aziendali e collaborare in modo efficace.

Perché avvalersi di una intranet aziendale

Come abbiamo accennato, ci sono molti motivi che dovrebbero spingere una azienda a dotarsi di una intranet.
Cerchiamo, in questa sede, di analizzarne i principali.

Lavoro remoto

In primo luogo, una intranet consente il lavoro da remoto, collegando i dipendenti alle risorse e alle persone necessarie per rimanere produttivi e connessi.

È questo un aspetto essenziale in un contesto lavorativo moderno, nel quale il lavoro a distanza è ormai diventato prassi.

Senza una intranet, può non essere semplice per un dipendente o un collaboratore reperire le informazioni o le risposte di cui ha bisogno per portare avanti il proprio lavoro, causando di conseguenza rallentamenti nei tempi di consegna o riducendo l’efficienza operativa del proprio team.

Collaborazione

L’importanza di una intranet non si riduce alla possibilità di lavorare da remoto. Una intranet favorisce anche la collaborazione in tempo reale tra i membri del team, creando un senso di comunità e assicurando che il lavoro venga completato nei tempi previsti.

La gestione centralizzata dei documenti è uno dei vantaggi più significativi di una intranet, poiché garantisce che le versioni più recenti dei documenti siano sempre disponibili.

Questo non solo semplifica i flussi di lavoro, ma evita anche la perdita o la mal gestione di documenti cartacei, migliorando l’efficienza operativa.

Miglioramento della comunicazione interna

Un altro motivo per cui un’azienda dovrebbe dotarsi di una intranet è il miglioramento della comunicazione interna.

La intranet consente a tutti i membri dell’organizzazione di avere discussioni aperte, condividere conoscenze e fornire aggiornamenti in modo fluido e bidirezionale.

Questa piattaforma può diventare così il centro nevralgico delle comunicazioni aziendali, il luogo nel quale ogni dipendente può avere voce e accesso alle informazioni necessarie, con un impatto positivo sul rafforzamento del senso di appartenenza e sul miglioramento della produttività.

Onboarding

Nelle organizzazioni più complesse e distribuite, infine, la intranet rappresenta un valido supporto nell’integrazione e nell’accoglienza dei nuovi dipendenti, facilitando il processo di onboarding grazie alla possibilità di accedere a documentazione, organigrammi aggiornati, oltre a un hub di notizie che fornisce informazioni sulla cultura aziendale.

Questa chiarezza organizzativa è essenziale per aiutare i dipendenti a comprendere meglio la struttura dell’azienda e i ruoli al suo interno, promuovendo un ambiente di lavoro più coeso e informato.

Come funziona una rete intranet aziendale

Come già spiegato, una intranet è una rete privata utilizzata da un’azienda per consentire ai propri dipendenti di accedere a informazioni, risorse e strumenti in modo sicuro e controllato.

Cerchiamo ora di chiarire quali sono gli elementi che la caratterizzano.

Server, reti e protocolli

La struttura della intranet poggia su un server web che gestisce le richieste di dati: nel momento in cui un utente richiede un file o un’informazione, il server web localizza il contenuto richiesto e lo consegna all’utente, purché questi sia autorizzato ad accedervi.

Dal punto di vista tecnico, una intranet può essere costituita da diverse reti locali interconnesse (LAN) e da linee dedicate che collegano risorse su reti geograficamente più estese (WAN).

Il server web della intranet utilizza protocolli internet standard come TCP/IP e HTTP per la comunicazione e può prevedere anche la possibilità di connessioni verso l’internet pubblica e altre risorse esterne attraverso uno o più gateway.

Per accedere alla intranet aziendale, i dipendenti devono disporre di una password di rete specifica e devono essere connessi alla rete locale dell’azienda (LAN).

I dipendenti remoti possono accedere alla intranet attraverso una rete privata virtuale (VPN) o un’altra connessione sicura, che consente loro di connettersi alla intranet come se fossero fisicamente presenti in azienda.

Sicurezza

La sicurezza è un aspetto cruciale di una intranet e viene garantita principalmente attraverso l’uso di un software firewall.

Il firewall agisce come barriera tra la rete intranet e il mondo esterno, monitorando e controllando il traffico di dati in entrata e in uscita.

Questo sistema impedisce l’accesso non autorizzato e protegge la rete da malware e altri attacchi informatici.

Quando una parte della intranet viene resa accessibile a clienti, partner o fornitori esterni, si parla di extranet, e in questo contesto, il ruolo del firewall diventa ancora più importante per mantenere la sicurezza delle comunicazioni.

Applicazioni hosted

Infine, esistono anche soluzioni di intranet ospitate su software applicativi, dove invece di gestire un server privato, un’azienda può acquistare un software che offre le stesse funzionalità di una intranet tradizionale.

Funzionalità di una intranet

Tra le funzionalità fondamentali che una intranet aziendale dovrebbe includere, una delle più importanti è la gestione documentale, che consente di archiviare e organizzare documenti in modo centralizzato, garantendo che gli utenti abbiano accesso facile e sicuro alle informazioni di cui hanno bisogno.

È fondamentale che il sistema permetta di assegnare permessi specifici a diversi livelli di utenti per proteggere le informazioni sensibili.

Inoltre, la funzionalità di controllo delle versioni e la registrazione delle modifiche (audit trail) sono cruciali per tracciare l’evoluzione dei documenti e garantire la trasparenza nelle modifiche.

Un’altra funzionalità essenziale è costituita dagli strumenti di comunicazione.

Per essere efficiente, un’intranet deve includere strumenti come messaggistica interna, forum, strumenti per la condivisione di media e un sistema di commenti.

Questi strumenti facilitano la comunicazione tra i dipendenti, permettendo scambi rapidi e organizzati, riducendo così la necessità di e-mail e migliorando l’efficienza operativa.

Ancora, un calendario aziendale integrato è anche molto utile per tenere traccia di eventi e scadenze importanti, aiutando i dipendenti a rimanere organizzati e aggiornati sulle attività dell’azienda.

Infine, una directory dei dipendenti, che consente la ricerca di contatti per nome, dipartimento o altri criteri, facilita la comunicazione interna e il networking tra i membri dell’organizzazione.

Alcune intranet operano in modo simile alle applicazioni di social media, connettendo i dipendenti ad una vasta gamma di applicazioni aziendali, come l’employee experience platform: combinano funzionalità di comunicazione, collaborazione e gestione delle informazioni, creando un ambiente di lavoro digitale completo.

Campi di applicazione per le aziende

Una intranet aziendale è uno strumento versatile che può cambiare anche in modo importante il modo in cui un’organizzazione opera, migliorando la comunicazione, la collaborazione e l’automazione dei processi.

Ecco alcuni dei principali casi d’uso per una intranet in azienda:

1. Comunicazione interna:

Una intranet facilita la condivisione di notizie aziendali, annunci e aggiornamenti, garantendo che tutti i dipendenti siano informati in tempo reale.

Questa funzione è essenziale per mantenere il personale allineato sugli obiettivi aziendali e sulle iniziative in corso.

2. Gestione documentale:

In questo caso, la intranet funge da archivio centralizzato per la gestione di documenti e file importanti.

Offre strumenti per l’organizzazione, la condivisione e la versione dei documenti, consentendo ai dipendenti di accedere facilmente alle risorse necessarie per il loro lavoro.

3. Collaborazione:

Grazie agli spazi di lavoro condivisi, agli strumenti di gestione dei progetti e ai forum di discussione, la intranet supporta il lavoro di squadra, rendendo più semplice la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro ubicazione.

4. Gestione della conoscenza:

Una intranet può essere utilizzata per creare una base di conoscenze aziendali, dove raccogliere le best practice, le domande frequenti e altre informazioni utili, rendendole facilmente accessibili a tutti i dipendenti.

5. Servizi HR e self-service per i dipendenti:

Una intranet può supportare processi HR come l’onboarding, l’iscrizione ai benefit e la richiesta di ferie, offrendo un portale self-service dove i dipendenti possono gestire autonomamente le loro esigenze amministrative.

6. Formazione e sviluppo:

Le aziende possono utilizzare la loro intranet per fornire corsi di formazione online e materiali per lo sviluppo delle competenze, supportando così la crescita professionale dei dipendenti.

7. Supporto IT:

Una intranet può includere un helpdesk, così come dei chatbot, e risorse per la risoluzione di problemi tecnici comuni, aiutando i dipendenti a risolvere rapidamente le difficoltà e riducendo i tempi di inattività.

8. Distribuzione di policy e procedure:

Le intranet sono ideali per garantire che tutti i dipendenti abbiano accesso rapido e facile alle policy aziendali, ai manuali e alle linee guida operative, promuovendo la conformità e la trasparenza.

Suggerimenti utili per creare una intranet aziendale

Per realizzare una intranet aziendale efficace, ci sono diversi passaggi fondamentali da seguire.

In primo luogo, è essenziale scegliere una piattaforma che si adatti perfettamente agli obiettivi aziendali, sia di breve sia di lungo termine.

L’intranet deve essere flessibile e potente, capace di fungere da piattaforma di comunicazione interna, collaborazione tra dipendenti, gestione della conoscenza e coinvolgimento dei collaboratori.

È importante valutare come la piattaforma scelta influenzerà le attività quotidiane dei dipendenti, garantendo che sia facile da usare, facilitando così l’adozione da parte di tutti.

Una volta scelta la piattaforma, è necessario prestare massima attenzione alla progettazione e al branding dell’intranet.

Il nome e il design devono riflettere i valori e l’immagine dell’azienda, rendendo l’intranet un’estensione naturale della cultura aziendale.

Coinvolgere i dipendenti nella scelta del nome attraverso un sondaggio o un concorso può essere un ottimo modo per promuovere l’adozione iniziale.

Per quanto riguarda il design, è importante che sia moderno, attraente e facile da navigare, in linea con il marchio aziendale. Un design ben curato non solo migliora l’esperienza utente, ma aumenta anche l’engagement complessivo.

Definire una strategia di implementazione chiara è un altro passo fondamentale. Questa dovrebbe includere la creazione e la migrazione delle pagine necessarie, la preparazione di template per articoli e newsletter, la definizione della governance e la gestione dei contenuti.

Inoltre, è importante pianificare in anticipo la gestione dei documenti, assicurandosi che le politiche aziendali, i moduli e i documenti strategici siano facilmente accessibili.

Parallelamente, è utile preparare sondaggi per misurare la soddisfazione dei dipendenti e monitorare l’adozione dell’intranet.

Infine, un piano di marketing interno ben strutturato può fare la differenza nel successo dell’intranet. Creare entusiasmo tra i dipendenti, magari con eventi di lancio o concorsi, aiuta a garantire che l’intranet venga utilizzata fin dall’inizio.

È importante continuare a coinvolgere attivamente i dipendenti, monitorare l’uso dell’intranet e adattare continuamente la piattaforma per soddisfare le esigenze in evoluzione dell’azienda.