I 14 migliori strumenti di collaborazione aziendale

In questo articolo tratteremo i principali strumenti di collaborazione aziendale.

Le app di collaborazione stanno cambiando il modo in cui le persone lavorano.

Ma cosa si intende con questo tipo di applicazioni?

Un’app di collaborazione è qualsiasi software che aiuta le persone a lavorare insieme.

In genere, queste app permettono di svolgere, da fuori ufficio, le stesse attività fino a poco tempo fa possibili solo tra le mura del proprio datore di lavoro. Parliamo allora di sapere come procede un progetto, quali flussi ci riguardano e i passaggi fermi perché necessitano di un nostro avanzamento.

Ma non solo: attraverso queste app, si può avere accesso alle informazioni e alle risorse di cui si ha bisogno, per controllare lo stato di avanzamento di certe iniziative senza riempire la casella di posta elettronica di e-mail.

Le app di collaborazione sono una sottocategoria delle app di produttività.

La loro area di specializzazione è enfatizzare e abilitare il lavoro di squadra, incluso quello a distanza.
Uno scenario di fondamentale importanza in periodo pandemico e consolidato anche con l’hybrid work, ossia la tendenza alle aziende di lasciare che i dipendenti passino del tempo fuori ufficio, senza tralasciare il lavoro.

I migliori strumenti di collaborazione aziendale

Le necessità di collaborazione delle organizzazioni sono come le impronte digitali: ogni azienda ne ha una unica.
Come scegliere gli strumenti di collaborazione aziendale migliori per le proprie esigenze?

Innanzitutto, bisogna conoscerli, magari non tutti ma i principali e rispondere a qualche domanda del tipo:

Rientra nel budget? Il budget del team influisce su quali e quanti strumenti di collaborazione poter utilizzare. Più basso è il budget, più si vorrà optare per app multiuso invece di opzioni di nicchia. 

Lo strumento aiuta con compiti specifici del team? Sebbene ci siano alcune attività che ogni team svolge, come scambiarsi messaggi e collaborare a progetti, ci potrebbero essere attività specifiche del dipartimento, che richiederanno soluzioni più mirate.

L’app può gestire le dimensioni e il volume di lavoro? Le dimensioni del team e il volume di lavoro possono influire sulla scelta dello strumento di collaborazione e sulle funzionalità che offre. 

Si integra con gli altri strumenti? A meno che non ci sia un’azienda unicorno che gestisce tutta la collaborazione, bisognerà lavorare su più app. Con l’aumentare del carico di lavoro, le integrazioni tra gli strumenti saranno essenziali.

Offre più funzionalità? Alcuni strumenti offrono un servizio eccellente ma si concentrano solo su un aspetto della collaborazione in team. Bisogna quindi riflettere su quanto sia davvero efficiente un’app. I team possono finire per passare il tempo a passare da un software complementare all’altro. È meglio cercare uno strumento ricco di funzionalità e che consenta alle persone di utilizzarlo in molti modi diversi.

Quanto è facile da usare? Questo è ovviamente uno dei criteri più importanti. Se un servizio funziona ma richiede molto tempo per abituarsi, non aiuterà i team (soprattutto quelli in rapida crescita). Meglio richiedere una demo e puntare su un’interfaccia intuitiva e una navigazione semplice.

Protegge la privacy? Collaborare con i team non significa che tutte le conversazioni e i file debbano essere pubblici. A volte, si vorrà che i membri abbiano conversazioni private o lavorino su progetti sensibili. Bisogna allora assicurarsi di esaminare le opzioni sulla privacy prima di scegliere un servizio.

È anche in cloud? La tecnologia basata su cloud ha molti vantaggi. Può risolvere i problemi di controllo della versione consentendo di vedere le modifiche e le attività recenti. Tutte le informazioni sono archiviate online in modo che tutti possano essere aggiornati, indipendentemente da dove si trovino.

Offre integrazioni e compatibilità? Le integrazioni sono fondamentali. Focalizzarsi su strumenti che si integrino perfettamente con altre app o software è un buon modo per assicurarsi una continuità del lavoro. E mai trascurare la compatibilità, ad esempio quella che permette all’app di supportare tutti i tipi di file utilizzati normalmente dai team.

Di seguito alcuni esempi dei principali strumenti di collaborazione aziendale

Slack

Slack è per team e organizzazioni di qualsiasi dimensione che desiderano lo strumento migliore per parlare in uno spazio online. Se l’organizzazione non dispone ancora di un’app di messaggistica di gruppo e sta ancora effettuando la maggior parte delle comunicazioni digitali tramite e-mail, il consiglio è di provare Slack.

Il software è l’app di messaggistica di squadra più amata sul mercato, nonostante costi più di altre. Le persone adorano il suo layout e il fatto che ogni persona possa personalizzare le proprie impostazioni, comprese le opzioni per rendere la piattaforma meno appariscente e più concentrata solo su alcuni elementi e funzioni.

Asana

Asana è per i team che devono collaborare insieme per gestire il lavoro e i flussi di lavoro anche basati su progetti. Estremamente personalizzabile, Asana è l’ideale per chi necessita di molta flessibilità nella gestione delle attività.

È cresciuta fino a diventare una delle app di gestione dei progetti più diffuse grazie al suo layout intuitivo e alla facilità d’uso.
La semplicità e l’interfaccia user-friendly di Asana sono magistrali. È dotato di una navigazione cristallina, etichette e una tavolozza di colori a contrasto che rende facile orientarsi.

Con Asana, i manager possono assegnare compiti ai membri del team, completi di date di scadenza, allegati, istruzioni, collegamenti e altro ancora.
Ogni membro ha la propria dashboard, completa di compiti assegnati e scadenze. In questo modo, saprà su cosa concentrarsi ogni giorno e sarà in grado di vedere chiaramente le scadenze che si avvicinano.

Zoom

Alcuni lavori devono essere svolti faccia a faccia, o almeno da schermo a schermo.

Per entrambe queste opzioni, Zoom ha senso.

Grazie alla sua rapida ascesa durante la pandemia, Zoom è diventato un punto di riferimento per le videoconferenze. La popolarità è comprensibile, data la sua affidabilità e le opzioni di conferenza ricche di funzionalità.

Gli utenti possono pianificare le conferenze in anticipo, utilizzare la chat di testo durante la chiamata e regolare le impostazioni video fino ai dettagli. Zoom fornisce anche trascrizioni in tempo reale e sottotitoli. Oltre alle sue funzioni video, è possibile anche condividere il proprio schermo e file, sia da desktop che dispositivo mobile.

La funzione lavagna di Zoom supporta la creazione di diagrammi, la condivisione di immagini e le note adesive per offrire varie modalità di input. Alla luce di tutto ciò, è chiaro perché Zoom sia la scelta di tante aziende quando si tratta di collaborazione online.

Basecamp

Basecamp è per i team che vogliono essere in grado di personalizzare il proprio spazio di collaborazione online senza sentirsi come se lo stessero costruendo da zero.

Facile da usare, invece di lasciare che l’utente capisca quali soluzioni sarebbero le migliori per digitalizzare il proprio lavoro, Basecamp offre moduli che guidano verso diversi tipi di soluzioni di collaborazione.

Ad esempio, con strumenti per tenere traccia di attività, scadenze, file, discussioni e notifiche che si verificano durante il lavoro. Con un prezzo mensile fisso, indipendentemente dal numero di persone che lo utilizzano, Basecamp è un vero affare per le grandi organizzazioni.

Trello

Trello è per i team che hanno bisogno di uno strumento di collaborazione semplicissimo. È l’ideale per organizzare, gestire e tenere traccia di lavori e attività semplici ed è efficace anche per gruppi abbastanza grandi e distribuiti.

Il più grande punto di forza di Trello è davvero la semplicità. Certo, può diventare più completo aggiungendo più funzionalità, ma alla base è una scheda Kanban che praticamente chiunque può capire e utilizzare.

Miro

Miro è per i team che desiderano la migliore lavagna collaborativa online sul mercato e per chi cerca nuovi modi per collaborare, fare brainstorming e condividere idee.

Questa app può fare miracoli per i gruppi da remoto e che, più di altri, sentono il peso della “lontananza”.
Di fatto, Miro ha la migliore gamma di funzionalità di qualsiasi app per lavagna e include strumenti per collaborare in tempo reale e in modo asincrono. Gli abbonamenti non sono niente di esagerato e includono funzionalità extra, come maggiori integrazioni e compatibilità.

Teamwork

Teamwork è perfetto per le PMI che necessitano di strumenti di gestione dei progetti veloci e cadenziati.

Tra le app di gestione, Teamwork è tra le più complete per il flusso che incorpora: non solo governance dei progetti in sé ma anche strumenti di fatturazione e accessi dedicati ai clienti esterni.
Esiste un livello di servizio gratuito che permette di provare l’app quanto si vuole prima di pagare per l’aggiornamento.

Zoho Projects

Zoho Projects è per i team con un budget limitato che necessitano di una solida app per la gestione dei progetti.

È particolarmente adatto ai piccoli gruppi anche se si rivela utile per i team che si aspettano di crescere e vorrebbero aggiornare il proprio livello di servizio ad uno più costoso, con più funzionalità nel tempo.

Zoho Projects è una piattaforma di gestione dei progetti lanciata per la prima volta nel 2006. Nel corso degli anni, la piattaforma è diventata una delle opzioni più popolari per il monitoraggio dei progetti, l’organizzazione, la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi.

Offre un’ampia gamma di funzionalità per la visualizzazione di attività, la sincronizzazione di calendari, l’automazione, la personalizzazione e l’integrazione con app di terze parti.

Airtable

Airtable è uno strumento di gestione del lavoro collaborativo che utilizza i database relazionali.

La novità è quella di unire in un’unica applicazione molte delle funzionalità necessarie oggi alle aziende per ottimizzare il proprio flusso di lavoro, rendendo estremamente semplice la programmazione e la personalizzazione della piattaforma, a seconda delle proprie esigenze.

L’interfaccia intuitiva può essere vista come una versione aggiornata di un foglio di Microsoft Excel in quanto semplifica la creazione, l’ordinamento e l’aggiornamento di tabelle, campi e visualizzazioni, che possono essere condivisi con i membri del team per collaborare ai progetti

Mural

Mural è per i team che desiderano collaborare, fare brainstorming e comunicare in modo diverso, anche tramite lavagne online.

Simile a Miro, ma con caratteristiche leggermente diverse. Mural prevede modelli che suggeriscono diversi modi di completare un lavoro, ma anche per eseguire attività di team building.

Todoist

Todoist Premium è per professionisti e piccoli team che hanno bisogno di gestire il lavoro in modo collaborativo, ma che non hanno bisogno di un’app troppo avanzata per la gestione dei progetti.

E’ perfetta per scrivere i task quotidiani e per assegnare quei compiti alle persone giuste. La versione Premium ha un basso costo annuale unito a un’ampia gamma di funzionalità che aiutano a rimanere produttivi mentre si usa l’app.

L’interfaccia è tra le migliori in circolazione e, in aggiunta, l’ecosistema Todoist funziona anche con app mobili native e un’interfaccia web altrettanto chiara e funzionale.

Loom

Se la collaborazione in tempo reale non è ciò che si cerca, un’app di registrazione dello schermo potrebbe essere la strada da percorrere.

Loom è pensata per registrare lo schermo, webcam compresa se si vuole, per spiegare un progetto o tenere un discorso per il team.

Servirà un upgrade alla versione a pagamento per non avere limiti di tempo o di condivisione dei file.

Google Drive

Per un approccio alla collaborazione più incentrato sui file c’è Google Drive. Questa app consente di condividere e gestire tutti i file di progetto importanti.

E dà persino la possibilità di lavorare offline eseguendo il mirroring dei file sul computer locale e aggiornando le modifiche quando si torna online. Inoltre, Google Drive funziona con tantissime app di terze parti per supportare flussi di lavoro fluidi e personalizzati. E le funzionalità di commento intuitive forniscono una registrazione della collaborazione nel tempo.