Change management: cos’è, strategie e vantaggi
Il change management è un approccio metodologico fondamentale per gestire i processi di transizione e trasformazione all’interno delle organizzazioni.
È una strategia essenziale per abilitare trasformazioni aziendali complesse e sostenibili, garantendo che le modifiche agli obiettivi, alle strategie e alle tecnologie vengano implementate in modo efficace.
In questo articolo, esploriamo il concetto e suggeriamo il modo migliore per sostenere a lungo termine un processo di cambiamento all’interno di un’organizzazione.
Cos’è il change management e perché è importante?
Quando si parla di change management, si fa riferimento ad un approccio sistematico, ad una metodologia che aiuta a gestire i processi di transizione, così come la trasformazione degli obiettivi, delle strategie e delle tecnologie all’interno di una organizzazione.
Parliamo di una metodologia cruciale, o strategia vera e propria, per abilitare trasformazioni aziendali complesse in modo sostenibile per le persone e l’organizzazione nel complesso.
I motivi che spingono le imprese ad adottare una strategia di change management possono essere differenti tra loro: fusioni, acquisizioni, introduzione di nuove tecnologie, ristrutturazioni o cambiamenti regolatori. Possono quindi avere un impatto tale su una organizzazione da richiedere un approccio sistematico al cambiamento.
Spesso, anche un cambio di leadership all’interno dell’azienda oppure la ridefinizione degli obiettivi strategici aziendali per adattarsi alle condizioni di mercato rendono necessario un percorso di gestione del cambiamento.
Ma perché questo percorso possa prendere il via, è fondamentale aver chiare le priorità e la direzione da intraprendere, e ancor di più saper comunicare chiaramente la visione e i passaggi necessari per realizzarla a dipendenti e collaboratori.
Il change management può essere utilizzato per gestire molti tipi di cambiamenti organizzativi.
Si parla, dunque, di:
- Cambiamento sviluppativo per indicare qualsiasi cambiamento organizzativo che migliora processi e procedure già stabiliti;
- Cambiamento transizionale, per indicare un cambiamento che sposta un’organizzazione dallo stato attuale ad uno nuovo per risolvere un problema, come l’implementazione di una fusione e acquisizione o l’automazione di un compito o processo;
- Cambiamento trasformazionale per indicare un cambiamento che altera radicalmente e fondamentalmente la cultura e le operation di un’organizzazione. Il risultato di un cambiamento trasformazionale potrebbe non essere noto in anticipo. Ad esempio, un’azienda potrebbe perseguire prodotti o mercati completamente diversi.
Per essere efficace, una strategia di change management deve considerare l’impatto dei cambiamenti su processi, sistemi e dipendenti.
Per questo, deve prevedere fasi di pianificazione, test, programmazione e implementazione, ciascuna ben documentata e valutata nei suoi effetti.
Tenere una traccia documentale per garantire è essenziale per garantire la conformità alle normative interne ed esterne e per eventuali rollback.
Soprattutto, il change management richiede ingaggio e coinvolgimento non solo da parte dei leadership team, ma di tutti gli stakeholder e dipendenti.
Senza la partecipazione e l’accettazione di tutta la comunità aziendale si rischia di compromettere il successo dell’intero percorso.
In genere, quando si parla di change management si fa riferimento a tre livelli di cambiamento possibili:
- Cambiamento organizzativo o trasformazionale
In questo caso si tratta di progetti ampi sia in termini di scala sia in termini di ambito.
Le trasformazioni di questo tipo sono spesso profonde e possono riguardare, ad esempio, la modifica dell’intera gerarchia organizzativa, il lancio di un nuovo prodotto, l’avvio di un processo di trasformazione digitale in azienda.
- Cambiamento adattivo o graduale
In questo caso si parla di progetti di portata minore e riguardano piccoli cambiamenti ai prodotti, ai processi, alle strategie o ai flussi di lavoro.
Esempi di cambiamenti adattivi includono l’implementazione di nuovi strumenti software, l’ingresso di nuovi membri nei team per porter affrontare nuove sfide di mercato o ancora l’aggiornamento di policy aziendali, come quelle che riguardano il lavoro da remoto.
- Gestione del cambiamento individuale
In questo caso, parliamo di un approccio individuale al cambiamento.
in questo caso, il percorso di change management dovrebbe aiutare un individuo a gestire il cambiamento per crescere nel proprio ruolo e/o raggiungere obiettivi specifici.
Va detto che i tre livelli non sono da intendersi esclusivi o particolarmente rigidi.
Non tutte le iniziative di change management rientreranno perfettamente in uno solo di questi livelli: è del tutto possibile e plausibile i livelli si sovrappongano o coesistano.
Una riorganizzazione dell’organigramma aziendale, che preveda percorsi di formazione per consentire agli individui di acquisire nuove competenze e nel contempo punti ad ottimizzare la gestione dello Human Capital di fatto va a toccare tutti e tre i livelli del change management.
Il processo di Change management
Negli anni sono stati sviluppati diversi modelli per l’adozione di un percorso di change management.
Uno dei più diffusi è ADKAR, messo a punto dal fondatore di Prosci, Jeff Hiatt, che si compone di cinque fasi sequenziali che aiutano a guidare le persone attraverso il processo di cambiamento in modo strutturato ed efficace.
Nel dettaglio, le cinque fasi del modello ADKAR sono:
- Awareness;
- Desire;
- Knowledge;
- Ability;
- Reinforcement.
Vediamole nel dettaglio.
Awareness – Consapevolezza
La prima fase del modello ADKAR consiste nel creare consapevolezza della necessità di cambiamento.
Si tratta di un passaggio molto importante, dal momento che le persone, per loro stessa natura, tendono a resistere al cambiamento.
Per questo motivo, diventa fondamentale comunicare in modo efficace, evidenziando le ragioni del cambiamento e i benefici attesi.
La consapevolezza si raggiunge solo quando ogni membro dell’organizzazione riconosce e comprende la necessità di cambiamento.
Desire – Desiderio
Riconosciuta la necessità di cambiamento, si entra nella seconda fase, che riguarda il desiderio di partecipare e supportare il cambiamento stesso.
La consapevolezza non è sufficiente: è importante che le persone vogliano attuare il cambiamento.
Per questo, è importante chiarire con precisione cosa comporterà il cambiamento per ogni individuo e come questo migliorerà il loro lavoro o la loro situazione personale. È un passaggio chiave che aiuta a superare eventuali resistenze.
Knowledge – Conoscenza
La terza fase del modello ADKAR si concentra sull’acquisizione delle conoscenze necessarie per il cambiamento: servono percorsi di formazione ed educazione su nuovi processi, strumenti e comportamenti, così che tutti siano preparati per la transizione.
Ability – Capacità
La quarta fase riguarda la capacità di implementare le nuove competenze e comportamenti.
Non basta avere la conoscenza; le persone devono essere in grado di applicarla efficacemente nel loro lavoro quotidiano.
Questo passo può richiedere coaching, supporto continuo e la possibilità di esercitarsi in un ambiente controllato. È importante assicurarsi che i dipendenti abbiano tutto il necessario per mettere in pratica ciò che hanno imparato.
Reinforcement – Rinforzo
L’ultima fase del modello ADKAR è il rinforzo, che serve a sostenere il cambiamento nel lungo termine.
Dopo l’entusiasmo iniziale, c’è il rischio che le persone tornino alle vecchie abitudini. Per evitare questo, è essenziale monitorare continuamente il progresso, fornire feedback e apportare correzioni quando necessario, così da consolidare il cambiamento e renderlo parte integrante della cultura organizzativa.
Come accennato, AKDAR non è l’unico modello per il Change management.
Kotter ha sviluppato un modello in otto step, basato su pilastri diversi, inclusa la creazione di un team di “volontari” del cambiamento. McKinsey ha lavorato sulla gestione del cambiamento basata sull’idea di valori condivisi, mentre lo psicologo Lewin ha messo a punto un matrice a tre livelli (Unfreeze – Change – Refreeze).
Tutto questo senza dimenticare la possibilità di utilizzare l’approccio e le metodologie Agile per promuovere flessibilità e responsabilità durante l’intero ciclo di vita del processo.
Come implementare il cambiamento in azienda: strategie e strumenti
Al di là del modello che ciascuna organizzazione sceglie per la gestione del cambiamento, una cosa è chiara: per facilitare le trasformazioni aziendali senza intoppi servono i giusti strumenti e le giuste strategie.
Gli strumenti
I tool, gli strumenti per il change management sono utilizzati per guidare i team attraverso i cambiamenti organizzativi e aiutano a rendere il cambiamento più fluido e senza attriti, permettendo di monitorare tutte le fasi di implementazione e adozione, identificare le criticità e raccogliere feedback lungo tutto il percorso.
Appare evidente, dunque, che la scelta degli strumenti giusti è fondamentale per sbloccare il potenziale del cambiamento organizzativo.
Ad esempio, i software di gestione del cambiamento facilitano la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio delle iniziative di cambiamento attraverso una piattaforma centralizzata, mentre strumenti di gestione dei progetti, come Asana o Trello, giusto per citarne alcuni, supportano la pianificazione, l’assegnazione e il monitoraggio delle attività, favorendo una comunicazione senza soluzione di continuità.
Possono essere utili strumenti per l’onboarding degli utenti e per l’engagement dei dipendenti, che garantiscono che i nuovi membri del team e le nuove tecnologie vengano integrati efficacemente, così come strumenti di analisi e misurazione delle performance per verificare l’effettiva efficacia del cambiamento.
Le strategie
A livello strategico e di approccio metodologico, è essenziale partire con una chiara visione e obiettivi ben definiti, allineare gli stakeholder e coinvolgere attivamente i dipendenti nel processo di cambiamento.
Fornire programmi di formazione adeguati aiuta a ridurre l’ansia e ad aumentare la fiducia durante la transizione.
La comunicazione interna trasparente e la mappatura culturale facilitano l’allineamento degli obiettivi aziendali, mentre l’adozione di una cultura di apprendimento continuo e adattabilità garantisce che l’organizzazione possa mantenere il suo vantaggio competitivo.
Chi sono i ruoli implicati?
L’adozione di una strategia di change management prevede la presenza di alcune figure chiave, a partire dal Change Manager, vale a dire colui che guida i programmi di gestione del cambiamento, progettando l’approccio strategico e supportando tutte le attività previste.
Il Change Manager è coinvolto nella valutazione dell’impatto e della “readiness” organizzativa e nella definizione dei percorsi di formazione e di comunicazione.
Il Change Manager non lavora da solo. Con lui opera anche un Change Advisory Board (CAB), un team che controlla il ciclo di vita del cambiamento e supporta il Change Manager nelle decisioni relative ai cambiamenti maggiori, valutando le richieste, le risorse disponibili e l’impatto del cambiamento.
Esiste anche un Emergency CAB, che si occupa delle richieste di cambiamento urgenti, assicurando che le risorse e le competenze necessarie siano disponibili per prendere decisioni tempestive.
Altre figure chiave includono:
- il Change Process Owner, responsabile della definizione e del supporto del processo di change management;
- il Change Management Team, a sua volta composto da:
- Change Requestor, che avvia e prepara la richiesta di cambiamento,
- Change Owner, che gestisce la richiesta durante il suo ciclo di vita,
- Change Approver, che approva inizialmente la richiesta prima di inviarla al change manager e al CAB per una decisione finale.
Tutti questi ruoli collaborano per assicurare che il processo di change management sia eseguito in modo efficace e senza intoppi.
Vantaggi e sfide comuni del change management
Adottare un approccio strutturato al cambiamento aiuta a mitigare possibili interruzioni o “disruption” in una organizzazione, consente di ridurre i costi e accelerare i tempi di implementazione, rafforzando nel contempo leadership e competenze.
Per garantire l’efficacia di un percorso di change management, è essenziale disporre di una documentazione dettagliata. Questo supporto è fondamentale per mantenere la coerenza tra i cambiamenti proposti e quelli effettivamente attuati, oltre che per agevolare la comprensione delle motivazioni che sottendono alla trasformazione stessa.
Non è, tuttavia, un percorso privo di rischi.
Le imprese si trovano a dover affrontare la complessità della gestione delle risorse fisiche, finanziarie, umane, informative, degli asset fisici e di quelli intangibili.
La resistenza al cambiamento è un ostacolo comune da affrontare. Per superarlo e aumentare il morale generale, è fondamentale comunicare in modo trasparente, offrire formazione adeguata e pianificare con pazienza.
Le sfide legate alla comunicazione comprendono la richiesta di un piano di comunicazione ben definito che coinvolga un numero adeguato di stakeholder e sfrutti diversi canali di comunicazione. Allo stesso tempo, l’implementazione di nuove tecnologie o strumenti implica la creazione di una rete di “early learners” che possano supportarli.
Conclusioni
Come abbiamo visto, il change management è cruciale per garantire che le organizzazioni possano adattarsi e crescere in un ambiente in continua evoluzione.
Il successo del change management dipende dall’coinvolgimento degli stakeholder e dei dipendenti, allineando l’organizzazione verso obiettivi comuni.
Il cambiamento non è solo inevitabile, ma anche un’opportunità per rafforzare e innovare l’organizzazione, rendendola più resiliente e competitiva nel lungo termine.
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